Digitalisering is inmiddels geen nieuw onderwerp meer binnen het MKB. Vrijwel elk bedrijf is er op een bepaalde manier mee bezig en toch zie ik dat het in de praktijk vaak niet het resultaat oplevert dat ondernemers verwachten. Wat mij daarin opvalt, is dat digitalisering nog te vaak wordt gezien als het implementeren van losse tools. Er komt een CRM-systeem, een boekhoudpakket of een marketingtool bij en daarmee lijkt het alsof er stappen worden gezet. In werkelijkheid verandert er vaak weinig aan de manier waarop een organisatie echt werkt.
Volgens mij zit daar precies de kern van het probleem. Digitalisering draait namelijk niet om tools, maar om processen. Binnen veel bedrijven worden dagelijkse werkzaamheden nog steeds grotendeels handmatig uitgevoerd. Denk aan het verwerken van klantdata, het opvolgen van leads of interne communicatie die verspreid zit over verschillende systemen. Dat soort taken zijn op zichzelf niet ingewikkeld, maar kosten wel structureel tijd en zorgen voor fouten en afhankelijkheid van mensen.
Wat er vervolgens gebeurt, is dat nieuwe software bovenop bestaande werkwijzen wordt geplaatst. In plaats van eenvoud ontstaat er juist meer complexiteit, omdat systemen niet goed op elkaar aansluiten en medewerkers constant moeten schakelen. De echte efficiëntieslag blijft daardoor uit.
Bij Optivio kijken wij daarom altijd eerst naar hoe een bedrijf daadwerkelijk opereert. Waar zitten knelpunten, welke processen kosten onnodig veel tijd en waar kan automatisering echt het verschil maken. Pas daarna komt technologie in beeld. Door processen slimmer in te richten en repetitieve taken te automatiseren, ontstaat er rust in de organisatie. Informatie komt op de juiste plek, handmatig werk neemt af en medewerkers krijgen ruimte om zich te richten op taken die echt waarde toevoegen. Voor mij is dat waar digitalisering om moet draaien: niet meer systemen, maar een slimmere manier van werken.
